El jueves 1ro de febrero de 2018, OSSE comenzó a usar Box para la transferencia segura de información.

Propósito de este documento

El propósito de este documento es proporcionar una guía sobre cómo proteger la privacidad de los estudiantes al transferir información de forma segura desde o hacia la Oficina del Superintendente de Educación (OSSE, por sus siglas en inglés). Además de proporcionar un contexto general sobre la importancia de la privacidad de la información, este documento proporciona directrices específicas sobre cómo proteger la información de los estudiantes durante transferencias de información específicas y no recurrentes que tienen lugar por fuera de las plataformas seguras de OSSE.

¿Por qué es importante la privacidad?

OSSE está comprometida con proporcionar una educación excelente para los estudiantes y las familias y con el sostenimiento, la aceleración y la profundización del progreso que se está haciendo actualmente en la educación del DC OSSE se ha comprometido a proporcionar información susceptible de procesamiento y de alta calidad como una de las cuatro prioridades clave en su plan estratégico.
Como una agencia de educación del DC, OSSE recibe y transmite información acerca de estudiantes y niños desde y hacia Agencias de Educación Locales (LEA, por sus siglas en inglés), escuelas y organizaciones comunitarias (CBO, por sus siglas en inglés) como lo dicta la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés). El personal de estas entidades tiene la importante responsabilidad de ser administradores cuidadosos de dicha información, lo que incluye asegurarse de que esta información permanezca privada y protegida.

Estas directrices hacen parte de la robusta iniciativa de OSSE para codificar políticas y procedimientos con miras a proteger la información de los estudiantes y para mejorar el manejo de la privacidad y la seguridad de su información y la de las partes interesadas en la educación pública.

¿Qué es la Información Personal Identificable (PII)?

La Información Personal Identificable (PII, por sus siglas en inglés), es la información que, ya sea por sí sola o en conjunto con otra, puede ser vinculada con un estudiante en específico. Esto incluye, sin limitación:

• Nombre del estudiante, de los padres u otros miembros de la familia.
• Dirección del estudiante, de los padres u otros miembros de la familia.
• Identificadores personales, como el número de seguro social, el identificador único del estudiante (como el USI de OSSE) o registros biométricos.
• Identificadores indirectos, como la fecha de nacimiento, el lugar de nacimiento o el apellido de soltera de la madre.

¿Por qué es importante la transferencia segura de archivos?

Todo el personal que usa información de un estudiante tiene la responsabilidad de manejar dicha información de forma responsable y confidencial. La transferencia segura de archivos es una estrategia importante para proteger la información del estudiante.

Los correos electrónicos no son el medio más recomendable para compartir PII porque dicha información se puede ver comprometida en dispositivos, redes, servidores y los dispositivos del destinatario, incluyendo cuando se reenvía o se hace otro tipo de distribución de mensajes sin el consentimiento del remitente.

Uso del Box de OSSE: ¿Qué necesito saber?

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Entrenamiento para los nuevos usuarios de Box

¿Qué es Box?

OSSE utiliza Box, un sistema de transferencia segura de información, como un método para proteger la PII de estudiantes del DC, a medida que los archivos con información se transfieren electrónicamente entre OSSE y otras agencias y organizaciones al servicio de los estudiantes. Esto puede incluir el intercambio de información entre el personal de OSSE y el personal de la Oficina del Subdelegado de la Alcaldía para la Educación (DME, por sus siglas en inglés), diferentes LEA, Las Escuelas Públicas del DC (DCPS, por sus siglas en inglés), la Junta de Escuelas Públicas Chárter (PCSB, por sus siglas en inglés), escuelas, diferentes CBO, beneficiarios y contratistas.

Box contiene carpetas de DCPS, LEA públicas chárter, PCSB, DME y varias CBO de educación temprana, entre otros. Cada carpeta de cada entidad puede contener varias subcarpetas para proyectos específicos o tareas para las que se requiere transferencia de PII. Las invitaciones para acceder a estas carpetas de proyectos específicos se hacen individualmente.

¿Quién está a cargo del sitio?

La división de Información, Evaluación e Investigación (DAR, por sus siglas en inglés) es la responsable de operar y dar mantenimiento al sitio.

El Administrador de Box de OSSE, Shenee Akinmolayan, dirige el sitio para la división, lo que incluye la emisión de invitaciones a carpetas de proyectos para usuarios y el establecimiento, mantenimiento y eliminación de todos los accesos individuales y a las carpetas de Box.

¿Quién puede obtener acceso?

Box contiene archivos de entidades con las que OSSE comparte con frecuencia datos protegidos por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés). Esto incluye a las Agencias de Educación Local (LEA) del Distrito de Columbia (tanto a las Escuelas Públicas del Distrito de Columbia o DCPS como a las escuelas públicas chárter LEA), a la Junta de Escuelas Públicas Charter del DC (PCSB, por sus siglas en inglés) y a organizaciones comunitarias. OSSE concede permisos a carpetas y cualquier subcarpeta según proyectos específicos.

Entre los otros usuarios se incluye a todos los recursos, agencias e individuos que intercambian información de forma segura con OSSE. A los usuarios se les otorgará acceso al sitio en cada caso.

¿Cómo puedo subir o descargar archivos?

Refiérase a la información de la Guía rápida de referencia de Box

¿Durante cuánto tiempo pueden estar estos archivos en el sitio?

El sitio se usa para subir archivos, no como almacenamiento. Se debe eliminar los archivos de información tan pronto como sean descargados o cuando ya no sean necesarios. Todos los archivos se eliminarán automáticamente luego de 60 días en Box.

¿Qué debo hacer si accidentalmente subo un archivo en la carpeta equivocada o en el lugar equivocado?

Todos los archivos que se suban por accidente en la carpeta o el lugar equivocado deben eliminarse inmediatamente para prevenir cualquier otra divulgación de información inapropiada. Todo personal de OSSE que entre en conocimiento de cualquier carga inapropiada de archivos debe notificar inmediatamente a Shenee Akinmolayan, quien le podrá brindar ayuda con cualquier paso extra que se deba tomar.

¿A quién puedo contactar si tengo alguna inquietud?

Si tiene preguntas sobre el acceso al portal de carga seguro

Demetrius Brown, Management Analyst
Email: [email protected]
Phone: (202) 545-7243

Si tiene preguntas sobre esta política:

Gwen Rubinstein, Data Analysis Manager
Email: [email protected]
Phone: (202) 374-3723