L'OSSE est passé à l'utilisation de Box pour un transfert de données sécurisé le jeudi, 1er février 2018.

Objectif du présent document

Le présent document a pour objectif de fournir des directives de base sur la protection de la vie privée des élèves tout en transférant en toute sécurité des données au Bureau du Surintendant d'État à l'Éducation (Office of the State Superintendent of Education/OSSE) ou en recevant des informations de ce bureau. Outre le contexte général sur l'importance de la confidentialité des données, le présent document fournit des directives spécifiques concernant la protection des informations sur les élèves, lors de transferts de données ponctuels ou non récurrents se déroulant en dehors des plateformes sécurisées existantes de l'OSSE.

Pourquoi la confidentialité est-elle importante ?

L'OSSE s'est engagé à fournir aux élèves et aux familles une excellente éducation, et à soutenir, accélérer et approfondir les progrès accomplis dans le domaine de l'éducation du DC. L'OSSE s'est engagé à fournir des données exploitables de haute qualité comme l'une des quatre priorités clés de son plan stratégique. En tant qu'organisme d'État responsable de l'éducation du DC, l'OSSE reçoit et transmet des informations sur les élèves et les enfants provenant d'Organismes locaux responsables de l'enseignement  (Local education agencies/LEAs), d'écoles et d'organisations communautaires (Community-based organizations/CBOs), ainsi qu'à ceux-ci, comme le permet la Loi sur les droits à l'éducation de la famille et sur la protection des informations personnelles (Family Educational Rights and Privacy Act/FERPA). Le personnel de toutes ces entités a la responsabilité importante d’être des gardiens consciencieux de ces informations, notamment en veillant à ce qu’elles restent privées et protégées. Ces directives font partie de la solide approche adoptée par l'OSSE pour codifier les politiques et les procédures, afin de protéger les informations des élèves et de renforcer les capacités en matière de confidentialité et de sécurité des données, pour lui-même et pour tous les acteurs de l'enseignement public.

Que sont les informations d'identification personnelle (IIP) ?

Les informations d'identification personnelle (IIP) sont des informations qui, seules ou combinées, peuvent être liées à un élève spécifique, y compris, sans s'y limiter :

• Nom de l’élève, des parents ou d'autres membres de la famille.
• Adresse de l'élève, des parents ou d'autres membres de la famille.
• Identifiant personnel, tel qu'un numéro de sécurité sociale, un identifiant unique d'élève (tel que l'USI de l'OSSE) ou un enregistrement biométrique.
• Identifiants indirects, tels que date de naissance, lieu de naissance ou nom de jeune fille de la mère.

Pourquoi le transfert sécurisé de fichiers est-il important ?

Tous les membres du personnel qui utilisent les informations sur les élèves assument la responsabilité de les manipuler de manière responsable et confidentielle. Le transfert sécurisé de fichiers est une stratégie importante pour protéger les informations des élèves. Le courriel n'est pas le moyen privilégié de partage des IIP, car il peut être compromis sur les périphériques, les réseaux, les serveurs et le périphérique du destinataire, y compris par le transfert ou toute autre large diffusion de messages sans le consentement de l'expéditeur.

Utilisation de Box de l'OSSE : Que dois-je savoir ?

Formation des nouveaux utilisateurs de Box

Qu'est-ce que Box ?

L'OSSE utilise Box, un système de transfert de données sécurisé, en tant que méthode de protection des IIP relatives aux élèves du DC, car les fichiers de données sont transférés électroniquement entre l'OSSE et d'autres organismes et organisations les desservant. Cela peut inclure le partage de données entre le personnel de l’OSSE et le personnel du Bureau de l'adjoint au maire chargé de l’éducation (Deputy Mayor for Education/DME), des LEA, des écoles publiques du DC (DC Public Schools/DCPS), du Conseil des écoles publiques à charte du District de Columbia (District of Columbia Public Charter School Board/PCSB), des écoles, des organisations communautaires, des bénéficiaires et des entrepreneurs.

Box contient des dossiers pour les DCPS, les LEA à charte publique, le PCSB, le DME et les CBO d'apprentissage précoce,  entre autres entités. Le dossier de chaque entité peut contenir un certain nombre de sous-dossiers pour des projets ou des tâches spécifiques pour lesquels un transfert d'IIP est requis. Les invitations à ces dossiers propres à un projet sont accordées individuellement.

Qui gère le site ?

DAR est la division responsable de l'exploitation et de la maintenance du site.

Shenee Akinmolayan, administratrice de Box pour l'OSSE, gère le site de la division, notamment en envoyant des invitations de dossiers de projets aux utilisateurs et en établissant, maintenant et supprimant tous les dossiers ainsi que les accès individuels à Box.

Qui peut obtenir l'accès ?

Box contient des dossiers appartenant aux entités avec lesquelles l'OSSE partage régulièrement des données protégées par la Loi sur les droits à l'éducation de la famille et sur la protection des informations personnelles (Family Educational Rights and Privacy Act/FERPA). Cela inclut les Organismes locaux responsables de l'enseignement  (Local education agencies/LEA) du District de Columbia (les Écoles publiques du District de Columbia ou DCPS et les LEA publiques à charte), le Conseil des écoles publiques à charte du District de Columbia et les organisations communautaires. L'OSSE accorde des autorisations aux dossiers et à tous les sous-dossiers, projet par projet.

Les autres utilisateurs incluent tous les fournisseurs, organismes et particuliers qui transfèrent des données en toute sécurité avec l'OSSE. L'accès au site sera accordé aux utilisateurs au cas par cas.

Comment puis-je transférer ou télécharger des fichiers ?

Veuillez consulter les informations de Box Quick Reference Guide (Guide de référence rapide de Box).

Combien de temps les fichiers peuvent-ils rester sur le site ?

Le site est destiné au transfert, pas au stockage. Les fichiers de données doivent être supprimés dès qu'ils sont téléchargés et ne sont plus nécessaires. Tous les fichiers sont configurés pour une suppression automatique après 60 jours sur Box.

Que faire si un fichier est transféré par inadvertance dans le mauvais dossier ou au mauvais endroit ?

Un fichier transféré par inadvertance dans le mauvais dossier ou au mauvais endroit doit être immédiatement supprimé pour éviter toute autre divulgation éventuelle inappropriée. Tout membre du personnel de l'OSSE qui prend connaissance d'un tel transfert inapproprié doit immédiatement informer Shenee Akinmolayan, qui peut fournir de l'aide quant à toutes les prochaines étapes nécessaires.

Si j’ai des questions, qui dois-je contacter ?

Pour des questions sur l'accès au site de transfert sécurisé

Demetrius Brown, Management Analyst
Email: [email protected]
Phone: (202) 545-7243

Pour des questions concernant la présente politique :

Gwen Rubinstein, Data Analysis Manager
Email: [email protected]
Phone: (202) 374-3723